Se debe incluir el NIF en cualquier documento que tenga relación con la actividad económica, al igual que una persona física se identifica con su número del carnet de identidad.
Cuando se constituye una empresa se dispone de un plazo de un mes para solicitar el NIF. Pues bien, ese NIF es provisional hasta que no se convierte en definitivo, una vez que la entidad está debidamente inscrita en el Registro Mercantil.
Esto supone que la empresa no tiene personalidad jurídica aún. Junto a su código aparecerá la expresión “en constitución”, de forma que cualquier tercero (por ejemplo un cliente o proveedor) pueda saber que es una empresa que aún no tiene su NIF definitivo.
El NIF provisional tiene que aparecer en todos los documentos comerciales de la empresa. Es importante saber que mientras que las sociedades mercantiles no tienen NIF definitivo, a efectos legales funcionan como una sociedad civil, por lo que sus socios responderán frente a la misma.
Finalidad del NIF provisional
El principal fin del NIF provisional es identificar a la persona jurídica cuando esta vaya a realizar cualquier gestión que tenga relevancia a nivel tributario (por ejemplo, para el control de las operaciones que suponen un movimiento de una cuenta bancaria a otra).
Además, el NIF provisional sirve también para realizar operaciones con entidades de crédito, crear o extinguir derechos reales sobre bienes inmuebles, etc.
Concesión del NIF provisional
Lo normal es que la Agencia Tributaria asigne el NIF provisional a la entidad de forma prácticamente automática, una vez que aquella presenta la documentación necesaria y tras comprobar que todos los documentos están correctos.
¿Puedo facturar con el NIF provisional?
No, ninguna empresa puede facturar hasta que no tenga su NIF definitivo y se haya dado de alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas.
Sí puede ir realizando algunas operaciones (como comprar material a nombre de la empresa), pero cualquier transacción que realice no tendrá validez legal hasta que haya obtenido su NIF definitivo.
Solicitud del NIF definitivo
En el momento en que se constituye una sociedad, esta tiene un plazo de un mes para solicitar su NIF, presentando los modelos correspondientes en Hacienda. Pero de momento, ese NIF será provisional.
Para solicitar el NIF, hay que presentar también un documento firmado en el que los otorgantes hagan constar su acuerdo para constituir la entidad. Dicho documento tendrá los siguientes datos:
• Denominación social de la empresa y anagrama, en su caso.
• Forma societaria bajo la cual se constituye.
• Domicilio social.
• Domicilio fiscal.
• Objeto social.
• Capital social previsto.
• Registro público en el que se debe inscribir la entidad.
• Fecha de cierre del ejercicio social.
• Plazo de vida de la entidad previsto.
• Fecha en que se prevé que se comiencen a adquirir bienes o servicios destinados a la actividad profesional o empresarial.
• Identificación de los socios fundadores (su NIF, domicilio social y porcentaje de participación).
• Identificación de los administradores y representantes, con su NIF.
• Pactos y condiciones acordadas.
• Firma de los socios, administradores y representantes.
Además, habrá que presentar el certificado que demuestre que el nombre de la sociedad no coincide con el de otra.
Hasta que la empresa no esté debidamente inscrita en el Registro Mercantil y presente una copia de dicha inscripción en la Agencia Tributaria, ese NIF será provisional y no definitivo.
La empresa cuenta con un plazo de un mes desde su inscripción en el Registro Mercantil para solicitar su NIF definitivo.
Si transcurre ese tiempo sin pedirlo, Hacienda puede mandarle un requerimiento, y si continúa sin solicitarlo, el NIF provisional puede ser revocado, por lo que dejará de tener validez.
