¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
Para prevenir la morosidad en las relaciones comerciales y aumentar la transparencia en las transacciones, la facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas. Así lo establece la Ley Crea y Crece, que introduce importantes novedades en este ámbito.
Además, el Ministerio de Hacienda aprobó, hace algunos meses, el Real Decreto por el que se desarrolla la Ley de 2021 para prevenir y combatir el fraude fiscal.
Una de las medidas más relevantes de este Real Decreto es que las empresas deberán remitir sus facturas a Hacienda de manera instantánea a partir de 2026.
Para facilitar la implementación de estas nuevas responsabilidades, Hacienda facilitará a pymes y autónomos un sistema de facturación electrónica, denominado VERIFACTU, que permitirá el envío inmediato de las facturas al fisco.
Asimismo, hay que destacar otra importante novedad:
El pasado 28 de octubre de 2024 se publicó en el BOE la Orden HAC/1177/2024 que detalla las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido que deben cumplir los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales.
¿Cuándo tendrán que usar los autónomos obligatoriamente la facturación electrónica?
El Gobierno aprobó en septiembre de 2021 la Ley Crea y Crece, una de las reformas principales del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia que incluye la obligación de usar la facturación electrónica para autónomos y empresas.
La Ley Crea y Crece estableció un período de 6 meses desde la publicación de la Ley para determinar los requerimientos y para su desarrollo reglamentario.
El pasado 15 de junio de 2023 se publicó dicho desarrollo, por lo que ya conocemos cuáles podrían ser los aspectos exactos que habrá que incluir en las facturas.
Antes de continuar, hay que recordar que la Ley de 2021 para prevenir y evitar el fraude fiscal incluye otra obligación: las empresas con una facturación anual inferior a los 6 millones de euros deberán remitir a Hacienda de forma instantánea todas sus facturas.
Inicialmente, parecía que la obligación tendría que hacerse efectiva a partir de julio de 2025. No obstante, finalmente se ha informado que la Agencia Tributaria va a retrasar al menos hasta 2026 esta responsabilidad.
En este sentido, tenemos más novedades. Estaba pendiente de publicación en el BOE la orden ministerial de desarrollo técnico y hace unos días se publicaron las condiciones a las que tendrán que someterse los programas informáticos en un plazo máximo de 9 meses.
Las pymes y autónomos podrán usar un sistema de facturación digital facilitado por Hacienda.
La Agencia Tributaria va a habilitar un sistema gratuito, llamado VERIFACTU, diseñado para que los autónomos y las pymes puedan realizar su facturación y compartirla de manera inmediata con Hacienda.
Este sistema facilitará el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y estará completamente verificado. Podrán acceder a este sistema de facturación digital aquellos que emitan menos de 100 facturas a lo largo de un año, aunque se está considerando aumentar este umbral para permitir un mayor número de facturas.
El Real Decreto 1007/2027 establece la obligación de utilizar VERIFACTU, que entrará en vigor previsiblemente a partir del 1 de julio de 2026. Durante este período, las empresas tendrán un tiempo de adaptación para comenzar a utilizar sistemas de facturación de acuerdo con la normativa vigente.
El objetivo de Hacienda es que tanto autónomos como pymes usen el sistema VERIFACTU para la emisión de sus facturas, las cuales incluirán un código QR para mejorar la trazabilidad y la eficiencia en el proceso de facturación.
En un inicio se había informado de que VERIFACTU entraría en vigor en julio de 2025, sin embargo, finalmente parece que la medida se va a retrasar hasta julio de 2026 debido a varios problemas identificados:
Hacienda obligará a los autónomos a incluir un código QR en sus facturas
Hacienda va a obligar a los autónomos a implementar un código QR en todas las facturas que emitan. La aplicación de este QR en las facturas se señala en el Real Decreto 1007/2023.
Deberán cumplir con esta obligación tanto las personas trabajadoras autónomas como los negocios que se dediquen a la producción y comercialización de bienes.
Parece que será a partir de 2026 cuando sea obligatorio hacer efectiva esta medida. No obstante, podría haber un cambio en los plazos de adaptación y entrada en vigor.
Además de estas novedades, a continuación, detallamos cómo deben ser las facturas digitales, según el futuro reglamento de la Ley Crea y Crece.
¿Qué elementos tienen que incluir obligatoriamente los autónomos en la factura electrónica?
Analizamos qué elementos deberán incluir de manera obligatoria las facturas electrónicas:
- Las facturas electrónicas deberán ir firmadas con firma electrónica
- Las facturas electrónicas se identificarán con un código único: Este código necesariamente contendrá el número de identificación fiscal del emisor; el número y serie de la factura y la fecha de expedición de la factura.
- Las facturas electrónicas tendrán que informar de cuál es su estado: La persona destinataria de la factura electrónica tendrá que informar al emisor en 4 días naturales de la aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha y del Pago efectivo completo de la factura y su fecha.
Información adicional en PDF
Durante los primeros 12 meses desde la entrada en vigor del RD las empresas que estén obligadas a emitir facturas electrónicas en sus transacciones con empresarios y profesionales deberán acompañar las facturas electrónicas de:
- Un documento en formato PDF que asegure su legibilidad para las empresas y profesionales para los que aún no haya entrado en vigor la obligación de recibir facturas electrónicas.
- Salvo cuando la persona destinataria de las facturas electrónicas acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original.
¿Qué otros datos deben incluir las facturas electrónicas de manera obligatoria?
Además de los elementos mencionados anteriormente, la factura electrónica debe incluir los mismos datos obligatorios que si se tratase de una factura tradicional:
- Número de la factura para facilitar una búsqueda rápida de la misma.
- Datos del emisor y del remitente.
- Concepto de la factura.
- Fecha de emisión.
- Base imponible o tipo impositivo.
- Retención del IRPF.
- Importe total de la factura y método de pago.
Plazos para implantar la factura electrónica obligatoria
A partir del 1 de julio de 2026 las empresas que facturen anualmente menos de 6 millones de euros deberán remitir de forma instantánea todas sus facturas a la Agencia Tributaria.
Esta obligación viene especificada en la Ley de 2021 para prevenir y evitar el fraude fiscal, como hemos explicado anteriormente.
Sanciones por no disponer de programas de facturación electrónica
Las empresas y autónomos que no dispongan de programas de facturación electrónica estarían constituyendo una infracción administrativa. Esta infracción podría ser sancionada con una multa de hasta 10.000,00 €.
La cuantía de las sanciones se aplicaría dependiendo del número de personas afectadas por la infracción o la continuidad o persistencia de dicha conducta infractora.
Corresponderá a la persona titular de la Secretaría de Estado de Digitalización en Inteligencia Artificial imponer la sanción.
